ISO 9001. Quality atau Mutu itu apa, sich..?!!

ISO 9001. Quality atau Mutu itu apa, sich..?!!
ISO 9001. Quality atau Mutu itu sesungguhnya apa, sich…?!!

Pembaca Quality Forum yg budiman, pada umumnya orang mengatakan bahwa barang yang bermutu (good quality) adalah barang yang penampilannya atau modelnya bagus, kuat atau awet, enak dan mudah dipakainya. Harga dan pelayanan biasanya menjadi nomor dua. Maka, kadang-kadang orang berkata: “Sebenarnya mutunya bagus. Sayangnya harganya mahal. Dan pelayananannya juga lama”.

Dalam hal jasa / service, yang dikatakan bermutu biasanya adalah jasa yang pelayanannya cepat, nyaman, ramah, mudah dan tidak berbelit-belit / simple, serta tepat waktu. Harga menjadi nomor dua. Orang biasanya memisahkan masalah harga dari persoalan mutu / quality.

Pemahaman umum tentang mutu / quality ini tidak salah. Tetapi dalam system manajemen mutu (SMM), pengertiannya sedikit berbeda. Meskipun begitu, perbedaan sedikit ini memiliki implikasi yg cukup luas dan signifikan dalam penerapannya.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau Mutu dalam system manajemen mutu (SMM) diartikan sebagai kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, atau pun kesesuaian terhadap standard mutu yang telah ditetapkan organisasi. Bisa saja pelanggan yang satu mempunyai persyaratan / standard mutu sendiri, yg berbeda dengan pelanggan lain. Atau berbeda dengan standard mutu yg ditetapkan oleh Supplier-nya. Demikian pula perusahaan sebagai produsen atau Supplier, dia bisa saja mempunyai standard mutu yang berbeda dengan perusahaan lain. Kecuali jika standard mutu produk tsb sudah diatur oleh / melalui standarisai /organisasi satdarisasi. Misalnya SNI.

Perusahaan yg membidik pasar kelas menengah ke bawah, biasanya tidak akan menentukan standard mutu produk “kelas atas”, karena untuk menghasilkan produk “kelas atas” biasanya Cost-nya tinggi. Kalau demikian, maka bisa jadi produknya tidak akan laku. Perusahaan seperti ini bisa saja memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 karena system manajemen mutunya sudah sesuai dengan standard internasional System Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Ingat…!!! YANG SESUAI DENGAN STANDARD INTERNASIONAL ADALAH SISTEM MANAJEMEN MUTUNYA. BUKAN (MUTU) PRODUKNYA. Karena ISO 9001:2000 memang bukan standard mutu produk.

Jadi perusahaan yang sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000 belum tentu mutu produknya bagus dalam arti mutunya bagus menurut pandangan umum di atas, meskipun diharapkan bisa seperti itu. Lalu apa artinya sertifikat ISO 9001:2000?

Pembaca Quality Forum yg budiman, dengan menerapkan system manajemen mutu ISO 9001:2000, (atau versi terbaru ISO, yakni ISO 9001:2008) perusahaan menjamin bahwa produknya (barang atau jasa) akan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan pelanggan. Kalau pelanggan minta atau membeli produk kualitas “A” maka ia akan mendapatkan produk kualitas “A”, bukan kualitas “B” atau “C”.

Demikian pula jika perusahaan tsb sudah menetapkan standard mutu produknya adalah produk kualitas “B”, maka setiap produk yang dihasilkan adalah berkualitas “B”, bukan “C”, “D”, atau bahkan “E” yg kualitas atau Grade-nya makin rendah. Kalaupun kemudian muncul kualitas “A”, maka hal ini akan menjadi “pertanyaan” bagi perusahaan itu, karena bisa jadi ada “sesuatu yang salah”. Jadi dengan menerapkan SMM ISO 9001:2000, perusahaan dan juga konsumen, akan mendapatkan kepastian atas kualitas produk yg dihasilkan atau dibeli.

Quality atau mutu itu mencakup apa saja, sich?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau mutu biasanya mencakup QCDSM. Q = Quality atau mutu produk itu sendiri. C = Cost. D = Delivery. S = Safety. M = Morale.

BERSAMBUNG…

ISO 9001. Mocin Bersertifikat ISO 9001:2000? Koq, Bisa?

ISO 9001. Mocin Bersertifikat ISO 9001:2000? Koq, Bisa?
ISO 9001:2000. Bila konsumen mempertanyakan sertifikat ISO 9001:2000 pada Mocin alias Motor China.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Dalam rubrik surat pembaca sebuah koran, ada pertanyaan yang cukup menggelitik. Pertanyaannya begini:

“Mengapa sepeda motor China (Mocin) baru yg belum lama ini saya beli sudah rusak. Padahal Mocin tsb sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000? Apa artinya sertifikat ISO tsb kalau ternyata kualitas produknya tidak bagus?”

“Pertanyaan yg super”. Mario Teguh pasti akan berkata begitu kalau saja pertanyaan ini diajukan padanya. Sayangnya saya bukan Mario Teguh yg lemah lembut, penyabar dan suka memotivasi.

Maka, kalau saya yg ditanya, saya (sambil membentak-bentak, karena saya seorang manajer, seperti manajer-manajer lainnya di “negeri impian” atau “perusahaan impian” sana, he, he…) pasti akan jawab begini: “Kamu ini sudah ngerti ISO 9001:2000 belum.. Sudah pernah belajar ISO 9001:2000, belum..??!!.”

Pembaca Quality Forum yg budiman, kalau jawabnya, “Belum, Pak…” Maka, pasti saya akan langsung nyerocos begini, “Makanya jadi orang itu suka membaca. Suka belajar. Bukankah ada nasihat bijak “Belajarlah sampai ke negeri China”. Jangan ke China hanya untuk baca komik Kho Ping Ho saja (ech…, ngomong-ngomong Kho Ping Ho, tuh.. komik China, gak, sech..?!) . Atau ke China malah untuk menyembunyikan uang hasil korupsi (sorry, lho, pada para koruptor, he, he…canda, nech…!!). Belajar ISO 9001:2000, dong..! Kalo mau canggih lagi, belajar ISO 9001:2008, dong..!! Biar gak GAPSO, alias gagap ISO, gak tahu ISO 9001:2000 sama sekali… Huh, parah, eh.. payah..!! “

Atau, kalau saya lagi kalem, tidak emosional, saya akan berkata begini: “Gini aja. Kamu belajar dulu minimal dua hal sederhana ini: 1. Apa itu arti mutu. 2. Apa itu ISO 9001:2000 atau ISO 9001:2008. Minimal tahu arti kata ISO itu sendiri dulu. Caranya gampang and gratis. Klik saja di sini atau di link ini. Nah, kalau masih bingung juga (dan ini sudah kebagetan) , kamu bisa tanya ke MR ISO 9001:2000 atau ke Auditor ISO 9001:2000. Siapapun mereka, dijamin mereka tahu banyak. (Iya, kan? he.. he…).

Oke, lah..! Ini saya kasih bocoran sedikit sebelum kamu buka link tsb atau bertanya ke Auditor ISO 9001:2000 atau MR.

Kata ISO dalam “ISO 9001:2000″ itu bukan akronim atau inisial, apalagi singkatan dari International Organisation for Standardisation. Ini makin nggak nyambung. Yang benar, kata ISO itu diambil dari bahasa Yunani “Isos” yang berarti “sama” (English= “equal”).

Pembaca Quality Forum yg budiman, lalu apa kaitannya ISO 9001:2000 dengan mutu?

Pertanyaan super (kata Om Mario Teguh). Lha, yg ini perlu penjelasan agak panjang. Langsung aja, dech klik di sini. Mudah2-an tidak ada “pertanyaan super” seperti ini lagi: “Kenapa Mocin bisa dapet sertifikat ISO 9001:2000. OK..?!!

Salam super. Eh, sorry… salam mutu.

ISO 9001:2008. Tips agar MR tidak “Mandul”

ISO 9001:2008. Tips agar MR tidak “Mandul”
ISO 9001:2008. Bagaimana agar fungsi MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) efektif?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Salah satu hal yang paling “menyakitkan” dalam implementasi System Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, maupun System Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001 adalah melihat kenyataan bahwa MR “BEKERJA” HANYA UNTUK MELAYANI AUDITOR EKSTERNAL. Kasus seperti ini jamak terjadi pada “company-company impian” di “negeri impian sana”.

Ada kasus yg lebih parah lagi. Suatu saat ketika saya sedang merekrut calon auditor internal, ada salah satu pelamar yang berpengalaman dan masih aktif sebagai konsultan ISO 9001. Ketika saya wawancarai, orang itu “berterus-terang” bahwa selama ini dia kerap-kali melayani perusahaan-perusahaan untuk membuatkan segala sesuatunya yang dibutuhkan untuk “menghadapi” auditor eksternal. Termasuk salah satunya adalah laporan tinjauan manajemen (Management Review). Dari kasus ini kelihatan bahwa MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) bahkan sama sekali tidak bekerja sebagaimana mestinya MR seperti yg disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001. Sungguh “menyakitkan” bukan?

Padahal, sebenarnya MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) memiliki peran sentral dan strategis untuk efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Apakah sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya akan menjadi Symbol, atau akan benar-benar mencerminkan kinerja yang layak mendapat sertifikat atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 yang efektif, semua bermula dari bagaimana kinerja MR ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, agar sumber daya / biaya yg telah dikeluarkan umtuk implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 tidak mubazir, dan organisasi memperoleh manfaat yg sebesar-besarnya atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001, maka peran MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) perlu dioptimalkan. Bagaimana cara mengoptimalkan fungsi MR ini akan saya sajikan setelah kita mengidentifikasi berbagai hal yang menyebabkan fungsi MR tidak efektif berikut ini.

Kenali hal-hal yg menjadikan MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) tidak efektif alias “mandul”.

Ada dua faktor yang menyebabkan MR “mandul”, tidak membuahkan hasil, dan akhirnya bermuara pada tidak berjalannya ISO 9001 atau ISO 14001 sebagaimana mestinya.

Pertama, adalah Faktor Eksternal.

Yg saya maksud faktor eksternal adalah faktor di luar personil MR itu sendiri, seperti:

– Struktur organisasi. MR berada pada posisi yang tidak mencerminkan posisi Top Manajemen, atau berada di bawah pejabat yg tidak memiliki otoritas yang cukup tinggi. Posisi seperti ini mengakibatkan MR tidak punya “gigi”.

– Kurangnya komitmen Top Manajemen terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Lemahnya posisi MR (Management Representative) sebagaimana disebutkan di atas, bisa disebabkan karena kurangnya komitmen Top Manajemen ini. Ini bisa dilihat dari jabatan MR yg hanya FUNGSIONAL. MR hanya pekerjaan sambilan. Ia tidak terpisah dari pekerjaan lainnya, sehingga biasanya ia “tidak punya waktu” untuk mengurusi ISO 9001 atau ISO 14001. Tidak terpisahnya MR dari tugas lainnya ini sebenarnya tidak sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008 yg menyebutkan bahwa “Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…” dst. Ia juga harus anggota dari team manajemen, bukan dari pihak eksternal.

Pembaca Quality Forum yg budiman, kedua hal di atas bisa terjadi biasanya karena kekurang-pahaman atau kekurang-sadaran Top Manajemen terhadap manfaat implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Mereka biasanya memandang ISO 9001 atau ISO 14001 hanya dari sisi sertifikat saja, bahwa setelah sertifikat diperoleh, semuanya sudah tercapai: konsumen dan kepercayaan mereka mudah didapat, produk dijamin berkualitas, dsb. Sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk prestise. Bahkan seringkali dianggap bahwa ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk bagian produksi saja, sehingga orang Marketing, HRD, Accounting, Corporate Affair, Purchasing, dsb tidak peduli terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001.

Karena kekurang-pahaman Top Manajemen inilah maka, meskipun MR (Management Representative) tidak berfungsi, dan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 juga ibarat hidup enggan mati tak mau, tetapi MR juga tidak pernah dituntut pertanggung-jawabannya. Jadi MR juga akhirnya santai-santai saja. Yang penting ketika ada audit eksternal semua nampak beres.

– Kualitas Auditor Eksternal adalah faktor penentu juga yang mengakibatkan orang yang paling bertanggung-jawab dalam hal implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 ini tidak berdaya, alias mati kutu. Auditor eksternal yg profesional, dan jeli, tidak akan begitu saja percaya dengan dokumen-dokumen yang disajikan oleh “MR Bohongan” ini. Ia akan mengumpulkan bukti-bukti otentik terkait implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Khususnya hasil Management Review, kinerja dan tindak lanjut temuan internal audit. Ia akan memberikan masukan-masukan untuk improvement system dan kinerja organisasi. Auditor semacam ini biasanya berasal dari kantor yang bonafide. Auditor Eksternal bisa dibilang sebagai Filter Terakhir terhadap efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 jika faktor eksternal lainnya di atas lemah.

Ke dua, adalah Faktor Internal.

Faktor internal, yg saya maksudkan adalah faktor personil Management Representative (MR) itu sendiri, yakni terkait dengan kompetensinya, baik Skill, Knowledge, maupun Attitude – dalam hal ini komitmennya, dan juga ‘keberanian’-nya. MR yg kurang memahami betul apa itu ISO 9001 atau ISO 14001 dan apa tugasnya sebagaimana disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001 atau ISO 14001 akan menjadikan fungsi MR tidak efektif.

Pembaca Quality Forum yg budiman, bagaimana mengatasi masalah ini?

Agar implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 bisa berjalan optimal, kelemahan faktor eksternal dan internal harus diatasi. Bagaimana mengatasi masalah ini? Silakan KLIK DI SINI atau di link di bawah ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/quality-forum-tips-agar-mr-tidak.html

Ketika Karyawan Enggan Berinovasi Dalam ISO 9001:2015

Ketika Karyawan Enggan Berinovasi Dalam ISO 9001:2015


 Ternyata dengan membuat catatan yang baik, down time dapat dikurangi secara signifikan.  Hal ini semakin penting bila teknisinya berganti.  Walaupun demikian ternyata tidak semua pabrik melakukannya dengan baik.
Saat berkunjung ke dokter sambil bertanya apa keluhan Anda, dia akan membuka sebuah dokumen yang dibawakan seorang perawat.  Dokumen tersebut bernama catatan medis pasien (medical record).  Catatan ini akan memudahkan dokter untuk menangani keluhan pasien.  Dengan catatan ini dokter mengetahui penyakit apa saja yang pernah diderita pasien, perlakuan (treatment) apa yang pernah diberikan, alergi obat dan sebagainya. Kelengkapan data dapat menghemat waktu untuk melakukan tindakan yang diperlukan.
Dalam operasional pabrik juga dikenal kartu riwayat (historical card) atau log book (buku catatan) yang berisi riwayat pemakaian, perawatan dan kalibrasi mesin atau peralatan.  Untuk mesin, pompa, perangkat ukur (instrument) biasanya dipakai istilah historical card, sedangkan untuk catatan operasional secara umum, pemakaian alat-alat laboratorium sering digunakan istilah log book.  Identik dengan dunia kedokteran, catatan ini berguna untuk memudahkan teknisi atau operator melakukan penelusuran dan penanganan bila terjadi permasalahan pada mesin (trouble shooting).
Catatan yang baik akan berisi paling tidak: indikasi awal sehingga dilakukan perbaikan (gejala-gejala), tanggal perbaikan, cara perbaikan, suku cadang yang diganti, indikasi-indikasi yang terbaca pada alat dan teknisi atau operator yang menangani.  Catatan ini dirawat bersamaan dengan alat dan selalu dapat ditemukan saat dibutuhkan.  Jika suatu saat terjadi masalah dengan gejala yang sama, teknisi dapat dengan cepat melakukan perbaikan sehingga waktu henti (down time) dapat dikurangi.  Down time merupakan permasalahan umum dan menjadi momok yang sangat mengurangi produktivitas dalam operasional pabrik.  Ternyata dengan membuat catatan yang baik down time dapat dikurangi secara signifikan.  Hal ini semakin penting bila teknisinya berganti.  Walaupun demikian ternyata tidak semua pabrik melakukannya dengan baik.  Nah, berita buruknya kalau dalam operasional pabrik ini tidak dilakukan, bisa jadi ini menjadi indikasi buruknya manajemen dalam perusahaan.  Manajemen seharusnya tahu bahwa ketidakadaan catatan riwayat mesin dapat memperlambat tindakan perbaikan.  Teknisi perlu memeriksa banyak item untuk mengetahui apa penyebab trip(terhenti tiba-tiba) sebuah mesin.  Setelah permasalahan ditemukan pun bukan berarti solusi dapat langsung diterapkan.  Kadang teknisi harus melakukan beberapa hal sampai permasalahan dapat ditanggulangi.  Beberapa hal ini seharusnya tidak perlu dilakukan lagi dengan merujuk tindakan yang pernah dilakukan terhadap mesin tersebut, yang tentunya dapat diketahui dari catatan riwayat mesin tersebut.
Kekerapan pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance frequency) pada awalnya dapat mengandalkan buku pentunjuk (manual).  Semakin lama pemakaian, pengalamanlah yang lebih dominan dalam menentukan berapa kali suatu peralatan harus di-set, dikalibrasi, di-align atau diberikan oli atau grease.  Sebab selain waktu (running hours) , beban kerja juga sangat mempengaruhi kekerapan pemeliharaan pencegahan.
Karyawan yang paling bersentuhan dengan pekerjaan sehari-hari memperoleh banyak pengetahuan praktis dan pengalaman penting dari pekerjaannya.  Setiap menemukan permasalahan mereka secara aktif belajar dan mencari informasi bagaimana mengatasinya.  Pengetahuan dan informasi tersebut ada yang disimpan sendiri atau hanya diberitahukan ke rekan secara terbatas.  Setiap karyawan memiliki pengalaman masing-masing dari waktu kewaktu.  Bila diasumsikan mereka mendapatkan satu pengalaman penting saja dalam sebulan berarti dalam satu tahun mereka sudah mempunyai duabelas pengalaman penting.  Bila ini dikalikan dengan jumlah karyawan dalam perusahaan, mungkin sudah terkumpul ratusan bahkan ribuan pengalaman penting yang seharusnya dapat dibagikan (shared) ke karyawan lain.
Setiap karyawan juga pasti pernah gagal dan ada yang sukses gemilang dalam melakukan pekerjaannya.  Misalnya seorang penjual memiliki kiat menangani prospek sehingga terjadi kesepakatan. Ia sudah membuktikannya berkali-kali dan ternyata kemungkinan mencapai kesepakatan tinggi.  Disamping itu penjual tersebut juga pernah gagal dan kegagalan tersebut dia kenali karena hal yang sama atau ada kemiripan.  Tentu dari pengalaman tersebut dia sudah dapat mendaftarkan apa yang harus dilakukan (do) dan apa yang tidak boleh dilakukan (do not).  Pengalaman ini dapat dibagikan kepada karyawan lain sehingga mereka tidak melakukan kesalahan yang sama.  Mereka pun dapat mencoba pengalaman yang terbukti berhasil.
Saat seri ISO 9000 diterbitkan pertama kali tahun 1987 prinsip yang digunakan adalah tuliskan apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tuliskan.  Walaupun prinsip itu tidak digunakan lagi tetapi pencatatan dan pendokumentasian yang tertib tetap menjadi ciri khas sistem manajemen mutu ISO 9001 termasuk ISO 9001:2015.  Salah satu prinsip manajemen mutu termasuk ISO 9001:2015 adalah pembuatan keputusan berdasarkan bukti (evidence-based decision making).  Salah satu sumber bukti adalah data-data dari catatan harian proses bisnis atau proses produksi.  Data-data inilah yang dianalisa baik secara sederhana maupun statistik tingkat lanjut.  Dari data jugalah dapat diketahui kesesuaian perencanaan dengan hasil, sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan perbaikan berkelanjutan yang juga merupakan ciri dari ISO 9001:2015.
Teknisi tahu betul catatan riwayat mesin itu sangat penting, tetapi mengapa mereka tidak membuatnya?  Salah satu alasan yang sering diungkapkan adalah biasanya teknisi tidak tahu menuliskan apa yang telah dilakukannya.  Ini bukan mengada-ada tetapi realita.  Untuk itu ada manajemen yang mengangkat seseorang menjadi administrator teknisi.  Tugasnya menuliskan apa yang dilakukan oleh teknisi.  Apakah ini tindakan yang pas, masing-masing perusahaan dapat mempertimbangkannya.
Disamping alasan diatas ada alasan tak tertulis dan sering diungkapkan ke sesama teknisi atau operator.  Mereka tidak mau menuliskannya dengan alasan job security (takut kehilangan pekerjaan): “Biarlah pekerjaan itu hanya saya yang tahu, kalau orang lain tahu saya bisa tersingkir atau tidak dibutuhkan lagi.”  Ada ketidakpercayaan terhadap manajemen!  Kalau ini yang terjadi, bukankah ini merupakan gejala buruknya manajemen dalam perusahaan?
Kepastian untuk tetap dipekerjakan harus dijamin perusahaan.  Dengan demikian karyawan tidak ragu-ragu untuk berinovasi dan membagikan apa yang telah dipelajari dan diketahuinya.  Termasuk membuat riwayat mesin dan catatan operasional dengan lengkap dan detail.  Hasil dari inovasi biasanya adalah kerja yang lebih efisien dan efektif serta produktivitas yang meningkat.  Sebagai dampaknya jumlah personil untuk mengerjakan sebuah pekerjaan dapat dikurangi.  Tanda-tanda awal bisa berupa berkurangnya jam lembur yang berarti mengurangi biaya operasional perusahaan tetapi sekaligus mengurangi pendapatan karyawan.  Lebih lanjut dapat berupa pengurangan jumlah karyawan yang dapat merupakan malapetaka bagi karyawan.

Sangat disayangkan karena alasan job security, karyawan menjadi enggan melakukan inovasi termasuk mendokumentasikan pengalaman, hasil percobaan, hasil pengamatan dan triks dan tips-nya dalam bekerja.

ISO 9001:2008. Apa Konsekuensinya Bagi User?

ISO 9001:2008. Apa Konsekuensinya Bagi User?
Pembaca Quality Forum yg budiman, ISO 9001:2008 sudah dirilis atau dipublikasikan sejak November 2008. untuk mengganti, atau lebih tepatnya menyempurnakan ISO 9001:2000. Apa konsekuensinya bagi User, dalam hal ini adalah organisasi yg baru akan mengajukan sertifikasi ISO 9001, sedang dalam proses, maupun organisasi yang sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000?

OK. Saya akan bahas satu per satu.

Bagi organisasi yang sedang akan mengajukan sertifikasi,
tentu saja sebaiknya langsung mengacu atau menggunakan System Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Karena apa? Karena sertifikat ISO 9001:2000 hanya akan valid atau berlaku hingga akhir 2010. Memang hingga akhir 2009, tepatnya bln November, sertifikasi ISO 9001:2000 masih bisa diberikan. Tapi apa gunanya kalau hanya berlaku satu tahun? Belum lagi kalau hingga akhir 2009 belum berhasil memperoleh sertifikasi. Justru hanya membuang-buang waktu, biaya, dan megulang-ulang perkerjaan, kan?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Bagi organisasi yang sedang dalam proses pengajuan sertifikasi, dan saat ini masih mengacu ISO 9001:2000,
kalau saat ini masih mengacu ke ISO 9001:2000, sebaiknya segera dilakukan koreksi dan langsung mengacu atau menggunakan System Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Biar efektif. Dengan demikian, audit untuk sertifikasi sebaiknya juga langsung mengacu ke ISO 9001:2008. Bedanya tidak terlalu banyak, koq. Daripada nanti mendapat sertifikat ISO 9001:2000 tetapi hanya berlaku sesaat?!! Apalagi kalau hingga akhir 2009 belum berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001. Repot, kan?

INGAT..!!
1. SEJAK AKHIR 2009 SERTIFIKAT ISO 9001:2000 TIDAK AKAN DIKELUARKAN LAGI. ARTINYA: TIDAK ADA SERTIFIKAT BARU UNTUK ISO 9001:2000 SEJAK SAAT ITU.
2. SERTIFIKAT ISO 9001:2000 SEJAK AKHIR 2010 TIDAK BERLAKU LAGI.

Bagi organisasi yang saat ini sudah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, sebaiknya saat ini segera mempelajari di mana perbedaannya dengan ISO 9001:2008. Dan kalau memang perlu ada perubahan atau penyempurnaan, sebaiknya segera dilakukan perubahan atau penyempurnaan. Kalau pengin tahu perubahan atau perbedaannya, KLIK SAJA DI SINI.

Disamping itu, setelah perubahan / penyempurnaan dilakukan, sebaiknya audit surveilance-nya mengacu ke system manajemen mutu (SMM) yang telah disempurnakan tsb. Dengan begitu bisa segera mendapatkan sertifikat baru yang sudah mengacu ke ISO 9001:2008.

Pembaca Quality Forum yg budiman, kalau sudah mendapat sertifikat versi ISO 9001:2008, kita bisa “memproklamirkan diri” bahwa system manajemen mutu (SMM) kita sudah sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008. Hebat, kan?!

Oke. Selamat berjuang menuju sertifikasi ISO 9001:2008. Semoga sukses.

Salam Mutu.

ISO 9001:2008. Ada Apa dengan Outsourcing?

ISO 9001:2008. Ada Apa dengan Outsourcing?

ISO 9001:2008. Tentang Outsourcing.

Pembaca Quality Forum yg baik, Klausul 4.1 ISO 9001:2008 tentang Persyaratan Umum (General Requirements) lebih memperjelas atau menegaskan versi sebelumnya. Dalam ISO 9001:2000 klausul yg sama, pada paragraf empat hanya menyatakan bahwa jika organisasi memilih proses tertentu yg mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk dilakukan secara Outsourcing, organisasi harus memastikan pengendalian atas proses (outsourcing) tsb.

Dalam ISO 9001:2008, paragraf ini diperjelas dengan satu kalimat dan dua catatan (Note 2 dan Note 3) yg terkait dengan Outsourcing. Tambahannya adalah sbb: Jenis dan luas / tingkat pengendalian yg diaplikasikan pada proses yg di-Outsourcing-kan ini harus dijelaskan dalam system manajemen mutunya.

Sedangkan Note 2 menjelaskan apa yg dimaksud Outsourcing, yakni: proses yg dibutuhkan oleh organisasi dalam system manajemen mutunya, dimana organisasi memilih proses tsb dilakukan / dilaksanakan oleh pihak eksternal.

Note 3 menjelaskan bahwa pemastian (Ensuring) pengendalian atas proses yg di-Outsourcing-kan tsb tidak -berarti- membebaskan organisasi dari tanggung-jawabnya terhadap persyaratan pelanggan, undang-undang dan peraturan (hukum).

Jenis dan luas / tingkat pengendalian yg diaplikasikan pada proses yg di-Outsourcing-kan ini dipengaruhi oleh:

a) Dampak potensial dari proses yg di-Outsourcing-kan terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yg sesuai dengan persyaratan;
b) Sejauh mana pembagian tingkat pengendalian proses tsb;
c) Kemampuan untuk memenuhi / mencapai pengendalian yg diperlukan melalui penerapan klausul 7.4 tentang Pembelian (Purchasing). Klausul 7.4 ini tidak mengalami perubahan dari ISO 9001:2000.

Pertanyaannya sekarang adalah: Apa yg harus dilakukan oleh organisasi yg meng-Outsourcing-kan sebagian atau seluruh prosesnya?

Yang harus dilakukan adalah mereview kembali dokumen-dokumen terkait. Sejauh mana pengaruh klarifikasi ini terhadap system manajemen mutunya. Apakah cukup Instruksi Kerja (IK) yang harus disempurnakan, apakah termasuk Prosedur, bahkan mungkin sampai dengan Manual / Pedoman Mutunya. Semua bergantung pada masing-masing organisasi sampai sejauh mana kelengkapan sebelumnya.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Bisa saja sebelum ada klarifikasi ini dokumentasinya memang sudah sempurna, dalam arti sudah memenuhi klausul versi ISO 9001:2008 ini, karena memang sebelumnya sudah disiapkan sebaik mungkin demi kepuasan pelanggan dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan hukum.

Lebih penting dari itu adalah memastikan langkah pengendalian apa yang harus dilakukan terhadap proses yg di-Outsourcing-kan tsb? Apakah menugaskan “orang kita” untuk mengawasi proses tsb? Apakah membuat semacam MoU? Atau tindakan lainnya? Semua bergantung kepada organisasi sebagaimana dijelaskan dalam Note 3 tentang jenis dan luas pengendalian tsb di atas. Yang jelas, semua itu harus didokumentasikan.

Apakah artikel ini cukup membantu dan bermanfaat untuk Anda? Atau Anda mau menanggapi , atau pun Sharing? Silakan sampaikan pada kolom “comments” di bawah artikel ini.

Untuk kembali / masuk ke artikel tentang “Apa Perbedaan ISO 9001:2008 Vs ISO 9001:2000” silakan klik link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-apa-bedanya-dengan-2004.html

Diskusi lainnya terkait Outsourcing, yakni tentang: apakah pengendalian outsourcing cukup dengan Perjanjian Kontrak? Silakan KLIK DI SINI atau di link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/pengendalian-mutu-outsourcing-cukup.html

Pembaca Quality Forum yg budiman, terima kasih, selamat berkarya. Salam Mutu.

Disorientasi Dalam Penerapan ISO 9001

Disorientasi Dalam Penerapan ISO 9001


Membuat produk atau layanan yang bermutu merupakan cita-cita setiap produsen.  Menghasilkan sesuatu yang berkelas tentu merupakan kebanggan tersendiri.  Namun membuat produk dan layanan bermutu bukanlah hal yang mudah.  Sejak mulainya era industri para praktisi dan ahli berusaha mendapatkan cara agar produk yang dihasilkan tidak cacat,  namun tidak ada proses yang sempurna yang memungkinkan tidak adanya produk cacat.  Apa yang dapat dilakukan saat itu adalah memperketat pengawasan sehingga produk cacat jangan sampai ke konsumen.  Pengawasan mutu dilakukan dengan pengujian produk dan proses dengan ketat.  Produk-produk cacat diperbaiki atau didaur ulang.  Cara ini semakin digalakkan sejak masa revolusi industri.
Lama-kelamaan cara-cara pengendalian mutu seperti ini dianggap kurang tepat karena terlalu mahal dan tidak efektif.  Pertama, agar produk cacat tidak sampai ke pelanggan seyogianya setiap produk yang dihasilkan harus diperiksa, tetapi hal ini jelas tidak memungkinkan.  Terlalu banyak petugas QC (quality control) yang harus dipekerjakan.  Jelas ini membutuhkan alokasi sumberdaya yang sangat banyak dan tentu biayanya sangat mahal.  Masalah kedua adalah bila cacat diketahui setelah produk jadi, tidak ada lagi yang dapat dilakukan kecuali mendaur ulang atau membuat ulang produk tersebut yang berarti pemborosan pada waktu, tenaga dan material.  Dua masalah tersebut memaksa praktisi mutu untuk memikirkan cara yang lebih efektif dan efisien dalam mengelola mutu.
Pengendalian mutu dengan melakukan pengujian atau inspeksi setelah produk jadi identik dengan mengobati seseorang setelah tekena penyakit.  Alangkah baiknya kalau ada langkah-langkah pencegahan sehingga seseorang jangan sampai sakit.  Demikian juga dalam pengelolaan mutu, akhirnya dipikirkan cara-cara yang lebih bersifat pencegahan (preventif) dan perkiraan (predictive). 
Pencegahan dilakukan dengan cara mendeteksi segala kemungkinan yang dapat menjadikan produk cacat, mulai dari pemeriksaan dan pemilihan bahan baku sampai dengan pengendalian proses produksi.  Semakin cepat terdeteksi hal yang borpotensi menyebabkan produk cacat akan semakin baik.  Semakin lama masalah terdeteksi akan semakin mahal biaya untuk melakukan perbaikan.  Bila cacat terdeteksi setelah ditangan pelanggan selain biaya produksi dan transportasi, biaya pemulihan kepercayaan pelanggan juga harus ditanggung.
Pengelolaan mutu bersifat prediktif dilakukan dengan menggunakan metode pengendalian proses secara statistik (SPC=ststistic process control) .  Dengan menganalisa data-data proses produksi dan karakteristik produk secara statistik dapat diketahui kecenderungan proses: rata-rata, deviasi, penyimpangan, penyebab penyimpangan umum dan penyebab penyimpangan khusus.  Dari hasil analisa dapat dilakukan penyesuaian proses, misalnya menaikkan temperatur, mengurangi konsentrasi, menambah atau mengurangi beban dan sebagainya.  Hal yang paling utama adalah masalah sudah ditanggulangi sebelum menjadi produk akhir.
Salah satu hal yang memusingkan dalam proses produksi adalah variasi produk atau tidak konsistennya mutu produk yang dihasilkan.  Bila pada hari ini proses dapat menghasilkan produk yang baik belum tentu hal yang sama dapat diperoleh dihari lain.  Produk yang dihasilkan oleh operator A belum tentu sebaik produk bila dijalankan oleh B.  Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur operasi baku (SOP=standard operating procedure).  SOP adalah suatu cara kerja yang telah terbukti terbaik untuk menghasilkan produk yang unggul baik dalam mutu, biaya, waktu buat, kesehatan dan keselamatan kerja dan moral karyawan.  SOP merupakan praktek kerja terbaik (best practices) yang harus dijalankan oleh semua pihak terkait dalam proses bisnis (bukan hanya proses produksi).  Beberapa SOP dibuat untuk menjalankan sebuah proses bisnis sehingga terbentuk suatu sistem manajemen untuk menjamin mutu produk atau jasa (layanan) yang diberikan kepada pelanggan.
Adanya suatu praktek terbaik berupa prosedur baku yang harus diikuti semua pihak terkait dalam proses bisnis mendorong lahirnya satu standar manajemen mutu.  Bermula dari dorongan pemerintah Inggris kepada organisasi ISO agar menjadikan standar manajemen BS 5750 yang dipunyainya menjadi standar internasional.  Jadilah standar manajemen mutu ISO 9000 pertama tahun 1987.  Tujuannya jelas agar produk dan jasa yang dihasilkan dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan, produk yang tidak bercacat.  
Hal yang sangat disayangkan saat ini adalah adanya disorientasi sistem manajemen mutu ISO 9001.  Salah satu penyebabnya adalah banyak yang tidak awas (aware) bahwa ISO 9001 adalah manajemen mutu.  ISO 9001 mengalami penyempitan arti menjadi sekedar sejumlah aturan yang harus dipatuhi.  Sebagaimana layaknya sebuah aturan adalah adanya pengawas untuk menjamin aturan tersebut dijalankan.  Auditor, baik internal maupun dari badan sertifikasi bertugas sebagai “polisi” sistem manajemen mutu.  Kalau semua aturan dipenuhi atau sesuai (compliance), maka perusahaan atau organisasi direkomendasikan mendapat sertifikasi ISO 9001.  Tetapi apakah produk atau jasa yang dihasilkan otomatis bebas cacat?  Sayangnya kenyataannya adalah tidak.  Semakin menyempit pengertian ISO 9001 dalam pelaksanaannya semakin jauh pula korelasi antara compliancedengan produk bebas cacat atau kepuasan pelanggan (customer satisfaction). 
Tidak ada kata terlambat untuk mengembalikan pola pikir (mind set) pelaksana penerapan ISO 9001 kekesejatiannya bahwa standar ini adalah sistem manajemen mutu.  ISO 9001 tidak dapat dilepaskan dari  manajemen mutu yang lain.  Sistem ini muncul sebagai pelengkap manajemen mutu yang sudah ada bukan berdiri sendiri.  Dengan pola pikir seperti ini perusahaan atau organisasi dapat menjadi lebih hati-hati dalam penerapan ISO 9001:2015 yang merupakan versi terbaru dari ISO 9001.  Terlebih dengan tidak adanya lagi kewajiban ditunjuknya satu orang sebagai perwakilan manajemen (MR=management representative) yang bertanggung-jawab dalam penerapan ISO 9001:2015.  Penghilangan MR adalah untuk menguatkan posisi ISO 9001:2015 dalam manajemen perusahaan.  Tanggung-jawab pelaksanaannya tidak lagi diwakilkan ke seseorang tetapi merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari tugas dan tanggung jawab manajemen puncak.  Sangat miris melihat kalau jadinya tanggung-jawab pelaksanaan ISO 9001:2015 hanya diserahkan ke sejumlah internal auditor.  Ini sebuah langkah mundur dan merupakan contoh gejala disorientasi dalam penerapan ISO 9001.
Interpretasi dan implementasi ISO 9001 dalam perusahaan atau organisasi harus diberikan kepada orang-orang yang memahami manajemen mutu secara keseluruhan.  Orang-orang ini harus mempunyai pengetahuan dan pengalaman dalam pengendalian mutu, penjaminan mutu dan sistem mutu.  Interpretasi dan implementasi ISO 9001 tidak boleh diserahkan kepada auditor yang tidak jarang hanya dibekali pelatihan kesadaran (awareness) ISO 9001 sehari plus pelatihan auditor selama seminggu!  Kalau itu yang dilakukan tidak banyak dapat diharapkan dari penerapan ISO 9001:2015 selain selembar sertifikat plus copy-nya yang menghiasi dinding kantor.

ISO 9001:2008 Vs iso 9001: 2000. Klausul 4.

ISO 9001:2008 Vs iso 9001: 2000. Klausul 4.
ISO 9001:2008. Klausul 4 ada perbedaan / klarifikasi yg cukup signifikandibanding ISO 9001:2000.

Pembaca Quality Forum yg budiman, dalam ISO 9001:2008 klausul 4.1 a) kata mengidentifikasi (identify) diganti dengan kata menetapkan / menentukan (determine). Sedangkan pernyataan yg terkait dengan proses yg di-outsourcing-kan benar-benar dibuat kalimat baru (re-worded) sebagai klarifikasi / penjelasan, meskipun substansinya tetap sama.

Dalam ISO 9001:2008 klausul 4.1ditambahkan Note 2 & 3. Note 2 berbicara tentang keterkaitan proses yg di-outsourcing-kan dengan klausul 7.4 mengenai pembelian (purchasing).

Sedangkan Note 3 menegaskan perlunya dipastikan jenis dan luas pengendalian terhadap proses yg di-outsourcing-kan. Bahwa hal tsb bisa dipengaruhi berbagai faktor, dan yg pasti hal tsb tidak berarti membebaskan organisasi dari kewajiban untuk memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan, dan perundang-undangan yg berlaku.

ISO 9001:2008 klausul 4 menjadi seperti berikut ini:

4. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

4.1. Persyaratan Umum
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara suatu SMM dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektivitasnya sesuai dengan persyaratan Standar internasional ini.

Organisasi harus:
a) menetapkan proses- proses yang perlu untuk SMM dan aplikasinya di dalam organisasi,
b) menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses ini,
c) menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses-proses operasi maupun pengendalian adalah efektif,
d) memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang perlu untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini,
e) memantau, mengukur, jika dapat diterapkan dan menganalisis proses-proses tersebut, dan
f) menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncanakan dan penyempurnaan berkelanjutan terhadap proses-proses ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Proses-proses ini hrs dikelola oleh organisasi sesuai dgn persyaratan standar internasional ini. Bila organisasi memilih untuk meng-outsourcing– kan (subkontrak) proses yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, organisasi harus memastikan kendali terhadap proses tersebut. Jenis dan luas / jangkauan pengendalian yang diterapkan terhadap proses yang di-outsourcing– kan tersebut harus ditetapkan dalam sistem manajemen mutu.

NOTE. 1 Proses-proses yang dibutuhkan untuk SMM yang disebut di atas meliputi proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisis dan perbaikan.

NOTE. 2 Proses yang di-outsourcing– kan adalah proses yang diperlukan organisasi untuk sistem manajemen mutu dan dimana organisasi mamutuskan untuk dilakukan oleh pihak eksternal.

NOTE. 3 Pemastian kendali terhadap proses yang di-outsourcing– kan tidak membebaskan organisasi terhadap tanggung jawabnya untuk kesesuaian dengan semua persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan dan perundang-undangan. Tipe dan jangkauan terhadap kendali yg diterapkan terhadap proses yang di-outsourcing– kan dapat dipengaruhi oleh beberapa factor, seperti :

a. dampak potensial terhadap proses yang di-outsourcing– kan terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang sesuai dengan persyaratan,
b. tingkat / derajat pembagian kontrol terhadap proses tsb,
c. kemampuan utk pencapaian kendali yg perlu melalui penerapan pasal 7.4.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Pembaca Quality Forum yg baik, dokumentasi SMM harus meliputi:

BERSAMBUNG…..

Tanpa ISO 9001 Organisasi Juga Jalan, Koq. Benarkah?

Tanpa ISO 9001 Organisasi Juga Jalan, Koq. Benarkah?
Seorang pembaca Blog Quality Forum ini beberapa hari lalu mengirim e-mail kepada saya, yg intinya dia merasa gusar dengan pernyataan sementara pimpinan yg menyatakan bahwa tanpa ISO 9001 pun kinerja organisasi baik-baik saja. Buktinya, organisasinya selalu mendapat penilaih yg baik dari Assessor, yakni lembaga lain semacam organisasi yg lebih tinggi. Akibatnya komitmen untuk mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) menjadi lemah.

Tidak hanya itu. Dia sendiri yg ditunjuk untuk menangani sekretariot ISO 9001 kemudian menjadi tidak “bergairah”. Seolah-oleh implementasi System Manajemen Mutu (ISO 9001SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) hanya semacam kewajiban untuk meraih sertifikat saja. Namun, dia kemudian merasa bersyukur, bahwa akhirnya menemukan Blog Quality Forum ini yg bisa diajak sharing dan berdiskusi guna menambah kompetensinya.

Kita akan sharing di Quality Forum ini terutama untuk menanggapi pernyataan pimpinan tadi, yakni tanpa ISO 9001 pun kinerja organisasi tetap baik-baik saja. Benarkah demikan? Kalau demikian halnya, bukankah itu berarti kita tidak harus mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) agar kinerja organisasi tetap baik?

Kalau pertanyaan atau pernyataannya seperti alinea di atas ini, maka jawaban saya adalah: “Bisa, Ya. Bisa, Tidak. Tergantung Kebutuhan Organisasi”. Kalau memang “konsumen” tidak mensyaratkan bahwa organisasi harus memiliki Sertifikat ISO 9001, maka bisa saja organisasi kinerjanya tetap baik, meskipun tidak mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001), kalau memang manajemen organisasi tsb baik.

Pembaca Quality Forum yg budiman, perlu diketahui, system manajemen mutu formal itu tidak hanya ISO 9001. Tetapi juga ada MBNQA (Untuk yg ini kita bahas lain kali). Di samping juga ada system manajemen mutu yg tidak formal, seperti TQM, Balance Scorecard, dll, yg kalau diimplementasikan dengan baik, bisa saja menghasilkan kinerja organisasi yg baik pula.

Lalu, kenapa harus mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001)? Apa manfaatnya?

Sekali lagi saya tegaskan: Kalau “konsumen” mengharuskan bahwa organisasi harus sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 misalnya, maka mau-tidak-mau, selama kita masih butuh konsumen tsb, ya kita harus memiliki sertifikat tsb dengan cara mengimplementasikan ISO 9001:2008.

Kalau begitu, implemetasi system manajemen mutu ISO 9001:2000 atau system manajemen mutu ISO 9001:2008 itu hanya semata-mata karena persyaratan pelanggan? Pertama-tama, Ya. Tetapi, tanpa persyaratan pelanggan pun, organisasi bisa (punya alasan untuk) mengimplementasikan QMS ISO 9001 atau SMM ISO 9001 kalau organisasi tsb ingin mendapatkan citra atau image terkait dengan mutu produknya, baik barang maupun jasa.

Atau bisa juga, bukan untuk mendapatkan citra atau image tetapi untuk mengontrol system manajemen mutu-nya, apakah ada improvement atau justru sebaliknya. Kenapa? Karena dalam system manajemen mutu ISO 9001, baik ISO 9001:2000 atau pun ISO 9001:2008 ada pihak lain yg “menjaga” atau “mengawal” implementasi system tsb, yakni badan sertifikasi dan auditor eksternal. “Mengawalnya” melalui apa? Melaui audit ISO 9001 dan sertifikasi tsb.

Pembaca Quality Forum yg budiman, jika dari hasil audit ISO 9001 oleh pihak eksternal tsb, yg biasanya dilaksanakan setiap satu semester atau yg biasa disebut surveilance audit, ternyata implementasinya tidak lagi sesuai standard internasional ISO 9001, maka sertifikat ISO 9001 bisa dicabut. Tentu saja setelah melalui tahapan-tahapan tertentu. System inilah yg tidak ada dalam system manajemen mutu non formal. System ini pulalah yg menjamin bahwa system manajemen mutu ISO 9001 organisasi tsb masih berjalan baik dan terus berkembang (continuous improvement) sesuai standard internasional ISO 9001.

Sampai di sini barangkali sudah cukup jelas, ya, di mana letak kelebihan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001). Dan apakah organisasi perlu mengimplementasikan ISO 9001 atau tidak. Atau Anda barangkali punya pendapat berbeda? Silakan sharing atau menanggapi. Klik “Comment” dan silakan isikan tanggapan kamu.

Salam Mutu.

Pengendalian Mutu Outsourcing Cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah?

Pengendalian Mutu Outsourcing Cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah?
Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini untuk menanggapi pertanyaan dari pembaca Quality Forum pada artikel yg lain di Blog ini yg terkait dengan Outsourcing. Anda bisa melihat pertanyaannya di link ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/02/iso-90012008-ada-apa-dengan-outsourcing.html

atau Klik di Sini. Pertanyaannya ada pada kolom “Comments” yg terletak di bawah artikel yang bersangkutan.

Namun demikian, saya akan tulis sedikit pertanyaannya di artikel ini agar kronologinya lebih jelas. Inilah inti pertanyaan pembaca Quality Forum tsb: “Selama ini ada anggapan bahwa pengendalian Outsourcing cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah demikian? Dan menurut pengalaman Bapak bagaimana?”



Baiklah, Bpk, atau Ibu, atau siapapun Anda, pembaca atau tepatnya penanya di Quality Forum yg tidak mau menyebutkan namanya (Tidak apa2. Tidak dilarang. Dan untuk selanjutnya saya sebut “Bung Anonimous” saja, ya. Biar gampang. Maaf, lho..!!). ISO 9001 pada intinya adalah bagaimana kita menetapkan, memastikan dan mengendalikan proses yg mempengaruhi mutu produk (barang atau jasa) bahwa proses tersebut bisa menghasilkan produk yg sesuai dengan persyaratan. Proses tsb bisa kita kerjakan sendiri, di lingkungan perusahaan atau organisasi kita. Bisa juga kita serahkan pengerjaannya kepada orang atau perusahaan lain, yg biasanya pengerjaannya di lokasi perusahaan lain tersebut. Pengerjaan di organisasi atau perusahaan atau orang lain inilah yg disebut dengan Outsourcing.



Karena pengerjaannya berada di tempat lain, dan di bawah otoritas orang atau perusahaan lain, lalu bagaimana dengan pengendalian mutunya? Itulah inti dari diskusi ini. Apakah pengendalian proses tsb cukup dengan kontrak kerja atau perlu tindakan lain untuk menjamin mutu produknya nanti? Bagaimana pengalaman saya? Inilah yg akan saya sharingkan di Quality Forum ini.

“Bung Anonimous”, dan pembaca Quality Forum yg budiman, menurut pendapat saya, dan juga pengalaman saya, hal itu tergantung pada sejauh mana tingkat kepercayaan kita kepada perusahaan lain yg akan mengerjakan produk kita tsb. Sebelum kita tentukan kepada perusahaan mana kita serahkan proses pengerjaan produk kita tsb, tentunya kita harus mempelajari bagaimana system pengendalian mutu, atau bahkan system manajemen mutu perusahaan tsb.

Kita, sebagai calon konsumen, perlu memastikan apakah proses yang ada bisa menjamin mutu yg kita inginkan. Apakah SOP ataupun IK proses yg tersedia di perusahaan tersebut cukup memadahi? Apakah alat-alat ukur dan alat pantau tersedia, berfungsi, dan dimanfaatkan sebagaimana mestinya? Apakah sumberdaya, seperti mesin, jumlah dan kompetensi sumberdaya manusia, termasuk sarana dan prasarana tersedia, memadahi (cukup) dan berfungsi sebagaimana mestinya? Termasuk apakah ada fungsi Quality Assurance? Dsb.

Kalau kita cukup yakin dengan semuanya itu, pemastian mutu tsb barangkali cukup dituangkan dalam perjanjian kontrak kerjasama. Tetapi, bagaimanapun proses pemastian memadahi tidaknya pengendalian proses, dan lebih luas lagi system manajemen mutu perusahaan yg akan kita serahi pekerjaan tsb, perlu dituangkan dalam prosedur atau Instruksi Kerja (IK) Outsourcing kita. Artinya, perjanjian kontrak kita dalam hal ini barangkali cukup persyaratan mutu saja. Mutu dalam hal ini bisa meliputi: QCDSM (Quality of products, Cost atau harga yg disepakati, Delivery atau pengiriman atau Time Frame atau skedul penyelesaian pekerjaan, Safety dan Morale).

Bagaimana proses pemastiannya, siapa yg melakukan dan yg bertanggung-jawab terhadap pemastian tsb, bagaimana dokumentasinya, dsb, itulah yg harus kita tuangkan secara jelas dan memadahi di dalam prosedur atau IK Outsourcing kita. Kalau ternyata dari hasil pemastian tsb diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan yg akan kita ajak kerjasama tsb prosesnya kurang menjamin atau bahkan sama sekali tidak bisa menjamin mutu sesuai persyaratan mutu yg kita kehendaki, maka bisa saja kita tidak menggunakan jasa perusahaan atau pihak lain tsb.

Namun demikian, bisa saja kita tetap menggunakan atau melakukan Outsourcing di perusahaan tsb, seandainya kita melihat adanya potensi perusahaan tsb mampu melakukan proses dan menghasilkan produk sesuai persyaratan kita jika hal-hal tertentu dilakukan. Misalnya jika melakukan pengawasan langsung di lapangan, atau melakukan pekerjaan tertentu di perusahaan tsb, misalnya dalam hal inspection atau quality control, atau di bagian proses tertentu yg paling berpengaruh terhadap mutu, dsb. Semua tergantung pada hasil pemastian tsb. Segala sesuatu yg akan kita lakukan nantinya itu harus tertuang dalam perjanjian kontrak. Dan yg jelas, prosedur atau pun IK Outsorcing kita juga harus memuat pula apa yg harus dilakukan oleh manajemen atau petugas yg bertanggung-jawab terhadap Outsorcing, jika ternyata hasil pemastian awal tsb menunjukkan keadaan seperti yg baru saja kita bicarakan ini.

Bung Anonimous dan pembaca Quality Forum yg budiman, perusahaan-perusahaan ternama di dunia yg di negaranya tidak lagi berdiri perusahaan manufaktur karena alasan daya saing dll, tentu saja akan melakukan Outsourcing ke perusahaan lain. Demi menjaga image dan kualitas produknya, dia bisa saja menempatkan personilnya untuk mengawasi proses yg ada di perusahaan yg diserahinya pekerjaan itu. Mulai dari pemilihan (sortir) bahan baku, pengawasan proses produksi, sampai Packaging, bahkan penyimpanan atau pergudangan.

Poinnya, perjanjian kontrak dalam hal Outsourcing memang memegang peranan yg sangat krusial. Namun demikian, prosedur atau IK Outsourcing kita harus secara jelas dan tegas memuat adanya proses pemastian terhadap kemampuan pihak lain yg akan kita serahi pekerjaan Outsourcing tsb sejauh mana kapabilitasnya. Sehingga kita bisa yakin bahwa kualitas produk yg kita Outsourcing-kan tsb sesuai dengan persyaratan yg kita tentukan. Tidak hanya itu, setelah proses pemastian tsb, apa tindakan selanjutnya, dst, harus ditegaskan di dalam prosedur / IK Outsourcing kita.

Mudah-mudahan Sharing ini cukup menjawab pertanyaan Bung Anonimous. Apakah perlu contoh prosedur atau IK Outsourcing? Silakan Bung Anonimous, atau pembaca Quality Forum lainnya menanggapi. Terima kasih. Salam Mutu.