Pengendalian Mutu Outsourcing Cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah?

Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini untuk menanggapi pertanyaan dari pembaca Quality Forum pada artikel yg lain di Blog ini yg terkait dengan Outsourcing. Anda bisa melihat pertanyaannya di link ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/02/iso-90012008-ada-apa-dengan-outsourcing.html

atau Klik di Sini. Pertanyaannya ada pada kolom “Comments” yg terletak di bawah artikel yang bersangkutan.

Namun demikian, saya akan tulis sedikit pertanyaannya di artikel ini agar kronologinya lebih jelas. Inilah inti pertanyaan pembaca Quality Forum tsb: “Selama ini ada anggapan bahwa pengendalian Outsourcing cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah demikian? Dan menurut pengalaman Bapak bagaimana?”



Baiklah, Bpk, atau Ibu, atau siapapun Anda, pembaca atau tepatnya penanya di Quality Forum yg tidak mau menyebutkan namanya (Tidak apa2. Tidak dilarang. Dan untuk selanjutnya saya sebut “Bung Anonimous” saja, ya. Biar gampang. Maaf, lho..!!). ISO 9001 pada intinya adalah bagaimana kita menetapkan, memastikan dan mengendalikan proses yg mempengaruhi mutu produk (barang atau jasa) bahwa proses tersebut bisa menghasilkan produk yg sesuai dengan persyaratan. Proses tsb bisa kita kerjakan sendiri, di lingkungan perusahaan atau organisasi kita. Bisa juga kita serahkan pengerjaannya kepada orang atau perusahaan lain, yg biasanya pengerjaannya di lokasi perusahaan lain tersebut. Pengerjaan di organisasi atau perusahaan atau orang lain inilah yg disebut dengan Outsourcing.



Karena pengerjaannya berada di tempat lain, dan di bawah otoritas orang atau perusahaan lain, lalu bagaimana dengan pengendalian mutunya? Itulah inti dari diskusi ini. Apakah pengendalian proses tsb cukup dengan kontrak kerja atau perlu tindakan lain untuk menjamin mutu produknya nanti? Bagaimana pengalaman saya? Inilah yg akan saya sharingkan di Quality Forum ini.

“Bung Anonimous”, dan pembaca Quality Forum yg budiman, menurut pendapat saya, dan juga pengalaman saya, hal itu tergantung pada sejauh mana tingkat kepercayaan kita kepada perusahaan lain yg akan mengerjakan produk kita tsb. Sebelum kita tentukan kepada perusahaan mana kita serahkan proses pengerjaan produk kita tsb, tentunya kita harus mempelajari bagaimana system pengendalian mutu, atau bahkan system manajemen mutu perusahaan tsb.

Kita, sebagai calon konsumen, perlu memastikan apakah proses yang ada bisa menjamin mutu yg kita inginkan. Apakah SOP ataupun IK proses yg tersedia di perusahaan tersebut cukup memadahi? Apakah alat-alat ukur dan alat pantau tersedia, berfungsi, dan dimanfaatkan sebagaimana mestinya? Apakah sumberdaya, seperti mesin, jumlah dan kompetensi sumberdaya manusia, termasuk sarana dan prasarana tersedia, memadahi (cukup) dan berfungsi sebagaimana mestinya? Termasuk apakah ada fungsi Quality Assurance? Dsb.

Kalau kita cukup yakin dengan semuanya itu, pemastian mutu tsb barangkali cukup dituangkan dalam perjanjian kontrak kerjasama. Tetapi, bagaimanapun proses pemastian memadahi tidaknya pengendalian proses, dan lebih luas lagi system manajemen mutu perusahaan yg akan kita serahi pekerjaan tsb, perlu dituangkan dalam prosedur atau Instruksi Kerja (IK) Outsourcing kita. Artinya, perjanjian kontrak kita dalam hal ini barangkali cukup persyaratan mutu saja. Mutu dalam hal ini bisa meliputi: QCDSM (Quality of products, Cost atau harga yg disepakati, Delivery atau pengiriman atau Time Frame atau skedul penyelesaian pekerjaan, Safety dan Morale).

Bagaimana proses pemastiannya, siapa yg melakukan dan yg bertanggung-jawab terhadap pemastian tsb, bagaimana dokumentasinya, dsb, itulah yg harus kita tuangkan secara jelas dan memadahi di dalam prosedur atau IK Outsourcing kita. Kalau ternyata dari hasil pemastian tsb diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan yg akan kita ajak kerjasama tsb prosesnya kurang menjamin atau bahkan sama sekali tidak bisa menjamin mutu sesuai persyaratan mutu yg kita kehendaki, maka bisa saja kita tidak menggunakan jasa perusahaan atau pihak lain tsb.

Namun demikian, bisa saja kita tetap menggunakan atau melakukan Outsourcing di perusahaan tsb, seandainya kita melihat adanya potensi perusahaan tsb mampu melakukan proses dan menghasilkan produk sesuai persyaratan kita jika hal-hal tertentu dilakukan. Misalnya jika melakukan pengawasan langsung di lapangan, atau melakukan pekerjaan tertentu di perusahaan tsb, misalnya dalam hal inspection atau quality control, atau di bagian proses tertentu yg paling berpengaruh terhadap mutu, dsb. Semua tergantung pada hasil pemastian tsb. Segala sesuatu yg akan kita lakukan nantinya itu harus tertuang dalam perjanjian kontrak. Dan yg jelas, prosedur atau pun IK Outsorcing kita juga harus memuat pula apa yg harus dilakukan oleh manajemen atau petugas yg bertanggung-jawab terhadap Outsorcing, jika ternyata hasil pemastian awal tsb menunjukkan keadaan seperti yg baru saja kita bicarakan ini.

Bung Anonimous dan pembaca Quality Forum yg budiman, perusahaan-perusahaan ternama di dunia yg di negaranya tidak lagi berdiri perusahaan manufaktur karena alasan daya saing dll, tentu saja akan melakukan Outsourcing ke perusahaan lain. Demi menjaga image dan kualitas produknya, dia bisa saja menempatkan personilnya untuk mengawasi proses yg ada di perusahaan yg diserahinya pekerjaan itu. Mulai dari pemilihan (sortir) bahan baku, pengawasan proses produksi, sampai Packaging, bahkan penyimpanan atau pergudangan.

Poinnya, perjanjian kontrak dalam hal Outsourcing memang memegang peranan yg sangat krusial. Namun demikian, prosedur atau IK Outsourcing kita harus secara jelas dan tegas memuat adanya proses pemastian terhadap kemampuan pihak lain yg akan kita serahi pekerjaan Outsourcing tsb sejauh mana kapabilitasnya. Sehingga kita bisa yakin bahwa kualitas produk yg kita Outsourcing-kan tsb sesuai dengan persyaratan yg kita tentukan. Tidak hanya itu, setelah proses pemastian tsb, apa tindakan selanjutnya, dst, harus ditegaskan di dalam prosedur / IK Outsourcing kita.

Mudah-mudahan Sharing ini cukup menjawab pertanyaan Bung Anonimous. Apakah perlu contoh prosedur atau IK Outsourcing? Silakan Bung Anonimous, atau pembaca Quality Forum lainnya menanggapi. Terima kasih. Salam Mutu.

Leave a Reply